Met in totaal 13.500 studenten, meer dan 1.000 medewerkers en een omvangrijke universiteitscampus, is een goede interne communicatie op Tilburg University van groot belang. Enkele jaren geleden schafte Tilburg University daarom narrowcasting aan van LeftClick.

Rini Steenhorst, functioneel beheerder van (onder andere) de narrowcasting-oplossingen op Tilburg University: “In totaal hangen er 23 schermen op onze universiteit. Die worden met name gebruikt voor interne informatie zoals roosterinformatie en openingstijden van onze gebouwen. Maar er is ook externe informatie te zien, zoals de treintijden of bij grote evenementen de tweets van bezoekers en deelnemers. Ook is er een tickertape met bijvoorbeeld oproepjes en aankondigingen voor studenten.”

Het idee voor narrowcasting is een kleine vijf jaar geleden ontstaan, toen Tilburg University een nieuwe manier zocht om studenten gericht te kunnen informeren. De informatie die via het systeem gegeven wordt, wisselt regelmatig en dient voortdurend up-to-date te zijn. Rini Steenhorst: “Als we deze informatie iedere dag via e-mail naar onze studenten moeten communiceren, worden deze mails als snel als spam aangemerkt verwacht ik. Daarom zochten we naar een andere manier.”

Narrowcasting bood een oplossing: een manier om de informatie gericht aan te bieden, op de juiste plaats en aan een specifieke doelgroep. Rini Steenhorst: “In ieder gebouw wordt de eigen roosterinformatie gepubliceerd: er hangen schermen bij de hoofdingangen van onze gebouwen, waarop te zien is in welke zalen de colleges in het betreffende gebouw gegeven worden. Hierbij wordt direct de informatie van een webpagina getoond op de schermen. Steeds als er een aanpassing plaatsvindt op die pagina, is dit dus via narrowcasting direct te zien. Wel zo prettig, want zo is de informatie altijd actueel.”

Ook zijn op deze schermen de actuele treintijden te zien, die bezoekers van het pand bij het weggaan kunnen bekijken. Op die manier worden studenten, medewerkers en bezoekers altijd van relevante en up-to-date informatie voorzien. Rini Steenhorst: “Ook in de bibliotheek en cybercafés maken we gebruik van narrowcasting, evenals op andere plekken waar veel studenten komen en elkaar ontmoeten.”

Maar er zijn meer toepassingen van het systeem. Zoals op het onderwijsbureau van de faculteit Economie. Rini Steenhorst: “Studenten kunnen bij het onderwijsbureau allerlei vragen stellen, en hiervoor moeten ze via een zuiltje een afspraak maken bij binnenkomst. Door een koppeling met narrowcasting komt vervolgens real-time op het scherm te staan hoeveel wachtenden er nog voor de student zijn en hoe lang het duurt voordat hij of zij aan de beurt is.”

Congressen, bijeenkomsten en evenementen die in de aula van de universiteit plaatsvinden, kunnen daarnaast live gestreamd worden naar het narrowcastingsysteem en zo indien gewenst over de gehele campus verspreid worden. Rini Steenhorst: “In principe zorgt de eigen communicatie-afdeling van iedere faculteit of dienst zelf voor de content op de schermen. Er zijn zodoende zes verschillende teams van mensen die de content van het systeem kunnen wijzigen. Maar soms zijn er dingen die we over de hele universiteit willen delen, zoals een congres of belangrijke interne communicatie. Ook dat is uiteraard mogelijk. Ik pas dan de rechten van bepaalde gebruikers tijdelijk aan of zorg ervoor dat de informatie op een andere manier breder verspreid wordt. De templates van de schermen zijn overigens altijd hetzelfde: daarvoor hanteren we de huisstijl van Tilburg University.